Tenue comptable
Qu'est-ce que la tenue comptable ?
Le tenue comptable, c'est quoi ?
La tenue comptable consiste à répertorier toutes les opérations économiques et financières réalisées par l’entreprise durant l’exercice comptable, qu’elles soient internes (salaires, loyers, note de frais etc.) ou externes (achats, ventes, crédits, impôts, taxes etc.) à l’entreprise. Chacune de ces opérations constitue une écriture comptable répertoriée dans les comptes de l’entreprise suivant un plan comptable précis, pour être ensuite intégrée au bilan comptable et au compte de résultat.
La tenue comptable exige une certaine rigueur car elle implique la collecte quotidienne et systématique des pièces justificatives de tous les encaissements et décaissements (tickets de caisse, factures d’achat et de vente, reçus, quittances de loyers etc.) ainsi que leur conservation avec un système de classement et de rangement adapté. En effet, les pièces comptables sont les premiers éléments réclamés et examinés en cas de contrôle financier par l’administration fiscale.
La tenue comptable, pour quoi ?
La tenue comptable poursuit un double objectif :
- Utilisé comme outil de gestion de l’entreprise : elle permet de réaliser notamment le bilan comptable qui reflète la situation financière de l’entreprise à un instant donné. L’interprétation des données comptables et le calcul de ratios permettent de prendre des décisions sur l’avenir de l’entreprise.
- Répondre aux obligations légales : elle permet de réaliser les différentes déclarations à transmettre aux services des impôts (déclaration de la TVA, déclaration des bénéfices, déclaration sur les revenus etc.), aux organismes sociaux (URSSAF, ex-RSI etc.) ainsi qu’au greffe du tribunal compétent qui enregistre chaque année le dépôt des comptes annuels de l’entreprise.
La tenue comptable, par qui ?
La tenue comptable peut être faite par le dirigeant de l’entreprise, un salarié ou encore l’expert-comptable de l’entreprise.
En effet, certaines entreprises gèrent la tenue comptable en interne. Elle est alors réalisée par le dirigeant lui-même, par le service comptable de l’entreprise ou par un salarié attitré (secrétaire, comptable, directeur administratif et financier etc.). Un expert-comptable peut intervenir dans le cadre d’une mission de supervision comptable au cours de laquelle il sera amené à contrôler la qualité du travail réalisé en interne.
Cependant, la majorité des entreprises préfèrent déléguer la tenue comptable à un cabinet d’expertise-comptable. On parle d’externalisation de la tenue comptable. L’expert-comptable ou l’un de ses collaborateurs se charge de tenir la comptabilité, gage de qualité et de temps gagné !
La tenue comptable avec ARIS pour une plus grande sérénité !
4 conseils pour une tenue comptable optimale
Conservation des pièces
Conservez toutes les pièces comptables (devis, bons de commande, bons de livraison, factures, reçus, notes de frais etc.)
Tri des pièces
Triez les pièces comptables au fur et à mesure, dès leur réception (pas d’accumulation des pièces pour ne pas être submergé !)
Classement des pièces
Mettez en place une méthodologie de classement (par catégorie, par date etc.) et tenez-vous-y
Respect des échéances
Respectez les échéances, quelles qu’elles soient (paiement des factures, dépôt du bilan comptable, déclarations fiscales, tenue de l’assemblée générale, envoi des déclarations sociales nominatives – DSN etc. dans les temps).
Tenue comptable en "papier" ou en "démat' " ?
La tenue comptable d’une entreprise peut aussi bien se faire en « papier » qu’en dématérialisé.
Pour les partisans du papier, les pièces comptables (bons de commande, bons de livraison, factures d’achat, factures de vente, notes de frais, tickets de caisse etc.) doivent être classées dans un premier temps mois par mois à l’aide de pochettes ou de classeur avec intercalaires (séparant chaque mois). Puis, au sein de chaque période mensuelle, les pièces doivent être rangées par fonction (salaires, factures, tickets de caisse etc.) et enfin par chronologie, numéros de factures, nom de fournisseur etc. selon l’acticité de l’entreprise.
Attention : Les factures qui ne sont pas encore réglées doivent être mises en évidence (par exemple, en tête de la pochette ou du classeur) afin d’éviter tout oubli (et ainsi relances).
Pour les adeptes du « tout en ligne », la même méthodologie doit être respectée mais avec la création de fichiers/dossiers informatiques sur l’ordinateur.
Que vous soyez papier ou dématérialisé, votre expert-comptable ARIS s’adapte à votre méthodologie !
Mise à disposition GRATUITE du logiciel de gestion administrative dext
Dext est un logiciel de gestion administrative qui collecte les pièces comptables par différents moyens : photos prises via l’application mobile, adresse e-mail dédiée, import automatique des factures via les connecteurs marchands, téléchargement direct de PDFs.
Par ailleurs, Dext procède au rapprochement des pièces comptables et des débits réalisés sur votre compte bancaire, à partir de votre relevé de banque récupéré automatiquement.
Dext permet ainsi un gain de temps considérable : les pièces manquantes sont mises en exergue. Plus de pointage fastidieux !
Les justificatifs comptables sont réunis et disponibles sur l’espace personnel de l’entreprise (sur le site Internet et sur l’application mobile) et sont téléchargeables à tout moment.
Atteint de phobie administrative ? ARIS vous met à disposition GRATUITEMENT le logiciel Dext.